privacy

Nieuwe privacy-regels

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordering Gegevensbescherming in werking, en moet iedere organisatie voldoen aan de nieuwe Europese regels omtrent privacy. Dat geldt ook voor ons Ypelaar-project en voor het gedenkboek dat wij willen maken.

Voor ons project geldt vooral het recht van iedereen, die ooit op onze website heeft gereageerd of iets heeft ingezonden, zijn of haar persoonsgegevens uit de administratie te doen verwijderen, het zogenaamde right to access & to be forgotten. Transparantie staat voorop: iedereen mag weten wat er met zijn of haar persoonsgegevens gebeurt. De betrokkene heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn gegevens voor welk doeleinde dan ook. Van de persoonsgegevens in ons bezit maken wij alleen gebruik voor de toekomstige uitgave van het gedenkboek over het klein-seminarie Ypelaar.

Verder moet ons project, conform het motto “Privacy by design and by default”, ‘privacy-proof’ zijn. Wij maken dan ook een register, waarin alle activiteiten worden omschreven waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Dat zijn vooral de mailing- en adreslijsten van oud-leerlingen van Ypelaar en geïnteresseerden. Deze persoonsgegevens en adresbestanden staan op een stand-alone-computer, worden met niemand gedeeld, en niemand heeft er toegang toe. Onze Nieuwsbrieven worden altijd verstuurd onder BCC, zodat het onmogelijk is andermans adressen te lezen of te downloaden.

Tenslotte heeft onze website Klein-Seminarie Ypelaar een SSL Key gekregen. Het webadres begint nu niet meer met http://, maar met https://, en is dus beveiligd.

Zie ook de rondzendbrief, die op 25 mei 2018 aan al onze contacten op de mailinglijst is gestuurd: klik hier > Privacy mailing.

Antwoord op onze vragen

Om duidelijkheid te verkrijgen over de consequenties voor ons project van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die sinds 25 mei 2018 van kracht is, hebben wij op 4 juli een brief verzonden aan de Autoriteit Persoonsbescherming in Den Haag, met drie vragen in verband met ons project. Wij hebben er in voorgaande Nieuwsbrief al iets over gezegd. Op vrijdag 24 augustus kregen wij telefonisch antwoord op de in onze brief gestelde vragen.

Officieel mogen de teksten die oud-leerlingen hebben ingezonden niet zomaar gepubliceerd worden, maar als we de inzenders informeren, opnieuw op de hoogte stellen dat de teksten gepubliceerd worden, kunnen we ervan uitgaan dat daarmee impliciet toestemming is verleend tot publicatie.

Teksten die wij overnemen van bijvoorbeeld websites van universiteiten, zoals curricula vitæ, kunnen niet zomaar gebruikt worden, want ze zijn voor andere doeleinden opgemaakt. Hoewel deze teksten openbaar zijn, kan men ze, juridisch gezien, niet voor een ander doel gebruiken.

Met klassefoto’s hebben we een probleem. De foto’s mogen we wel publiceren. Iedereen is ondertussen toch onherkenbaar. Maar we mogen er geen namen bij zetten, behalve met toestemming van iedere persoon die op de foto staat. Dat is dus onbegonnen werk iedereen te achterhalen. Daarmee vervalt echter een belangrijke historische bron… en een leuk item in ons boek.

Het hoofdstuk over de docenten zal geen probleem opleveren. De mortuis nil nisi bene. De nieuwe wetgeving geldt niet voor overledenen. Over overledenen mogen we alles publiceren.

Een uitgave ad usum privatum, een boek dus dat niet in de handel komt, zonder ISBN-nummer, alleen uitgedeeld aan personen die ingetekend hebben is ook geen optie. Juristen noemen dat “huishoudelijk gebruik”, maar dat concept is juridisch blijkbaar zeer beperkt. Want als wij een boek maken dat alleen onder de inschrijvers wordt verdeeld, is het toch altijd mogelijk dat het toch op de een of ander manier in de openbaarheid komt.

Met andere woorden, ons Ypelaar-boek wordt dus een ander boek dan wij in het begin gedacht hadden.